Warsztat procesu: 90 minut, tablica, decyzja.

Po co warsztat przed wdrożeniem

Bez warsztatu otwierającego każde wdrożenie automatyzacji jest strzałem w ciemno. Trzy powody, które mnie do tego przekonały przez lata praktyki:

• Pierwsze wrażenie klienta jest zwykle niedokładne: "chcę zautomatyzować wysyłkę ofert" brzmi jasno, ale po 30 minutach warsztatu okazuje się, że prawdziwy problem to CRM bez aktualnych danych, a oferta jest tylko konsekwencją. Bez warsztatu wdrożylibyśmy coś, co nie rozwiązuje prawdziwego bólu.
• Czasem odpowiadam: nie, nie róbmy tego: około 20 procent warsztatów kończy się rekomendacją "nie automatyzuj, najpierw uporządkuj proces" albo "to za mały wolumen, ręcznie się opłaca". Klient nie wydaje pieniędzy, a ja nie biorę projektu, który by się nie powiódł. Obaj wygrywamy.
• Wycena po rozmowie jest realistyczna: oferta ryczałtowa bez warsztatu to obietnica z marginesu 100 procent. Po warsztacie, kiedy znam szczegóły, widełki zwężają się do 20-30 procent i są trzymane.

Agenda: trzy pytania na tablicy

Warsztat ma stałą strukturę, której trzymam się już dziesiątki razy. Działa.

• Minuty 0-15: kontekst. Krótkie przedstawienie firmy (kilka zdań, nie pitch dla inwestora), jakie miejsce zajmuje proces w codziennej robocie, kto go wykonuje dziś.
• Minuty 15-45: pierwsze pytanie: co się klika?. Na tablicy mapujemy proces krok po kroku, konkretnie: kto, co robi, jakie systemy dotyka, jak długo zajmuje jeden cykl. Używam Miro zdalnie, flipchart lokalnie. Cel: zobaczyć proces oczami mapy, nie oczami doświadczenia.
• Minuty 45-70: drugie pytanie: ile razy?. Za każdy krok pytam: ile razy w tygodniu, miesiącu, kwartale. Wolumen decyduje o ROI. Proces, który klika się 5 razy w miesiącu, rzadko ma ekonomiczny sens automatyzować.
• Minuty 70-85: trzecie pytanie: kto po Twojej stronie będzie właścicielem procesu po wdrożeniu?. Bez konkretnej osoby, która utrzyma automatyzację po handoff'ie, wdrożenie umiera w 6 miesięcy. To pytanie często odkrywa, że klient nie jest gotowy do automatyzacji (nie kompetencyjnie, ale organizacyjnie).
• Minuty 85-90: decyzja. Idziemy czy nie. Jeśli tak, dostajesz ode mnie wycenę widełkową plus następne kroki. Jeśli nie, uzasadnienie i ewentualne rekomendacje co zrobić z procesem bez automatyzacji.

Co dostajesz po warsztacie

W następny dzień roboczy wysyłam Ci podsumowanie plus trzy rzeczy:

• Mapa procesu: w Miro albo PDF, z kolorami oznaczającymi ręczne kroki, automatyzowalne, wymagające decyzji człowieka. Używalna nawet jeśli nie pracujemy razem dalej.
• Lista automatyzacji w priorytecie: 1-3 workflow'y do wdrożenia, każdy z krótkim opisem "co robi" i widełkami czasu wdrożenia.
• Kosztorys widełkowy: PLN netto, przedziały zamiast sztywnej liczby (bo dopiero po POC znamy edge case'y). Plus model rozliczeń i terminy płatności.

To wszystko jest Twoje, niezależnie od tego, czy zamawiasz wdrożenie. Niektórzy klienci używają mapy procesu do negocjacji z innymi wdrożeniowcami, i to jest OK. Wolę, żeby warsztat miał wartość nawet bez kontynuacji współpracy.

Jak się zapisać

Dwa kroki:

1. Napisz mail na adi@workinflows.pl: krótko, co chcesz zautomatyzować (1-3 zdań) plus forma spotkania (zdalnie albo w Poznaniu, jeśli jesteś w okolicy).
2. Ustalamy termin: odpowiadam w ciągu 24 godzin w dni robocze, zwykle szybciej. Proponuję 2-3 sloty w kalendarzu, wybierasz. Warsztat odbywa się typowo w ciągu 5-10 dni od pierwszego maila.

Przed warsztatem chciałbym dostać od Ciebie:

• Krótki opis Twojego procesu (nie więcej niż jedna strona A4, 5-15 zdań).
• Informację, kto będzie obecny ze strony Twojej (sam menedżer wystarczy, ale czasem warto zaprosić osobę wykonawczą, która zna proces od strony operacyjnej).
• Ewentualne screeny albo eksporty, które pomogą mi szybciej zrozumieć stack (format faktur, układ CRM, przykłady maili klientów).

Format: zdalnie, lokalnie, albo u Ciebie

Trzy opcje, równoważne pod względem jakości:

• Zdalnie przez Google Meet plus Miro: dla 85 procent warsztatów. Kalendarz otwarty na 2-3 sloty dziennie od poniedziałku do piątku. Najbardziej elastyczne terminowo.
• W Poznaniu, osobiście: dla poznańskich firm, umawiamy się w Concordia Design na Jeżycach albo w Twoim biurze. Tablica fizyczna, marker, czasem lepiej dla procesów mocno angażujących wiele osób.
• W innym mieście, przy wizycie: przyjeżdżam kilka razy w roku do Warszawy, Krakowa, Wrocławia, Gdańska, Trójmiasta. Jeśli jesteś z tych miast i terminy się zgadzają, fizyczny warsztat jest możliwy.

Dla mnie forma nie ma wielkiego znaczenia, Ty wybieraj co wygodne. Zdalne jest szybsze do umówienia (zero dojazdu), osobiste czasem daje większą energię rozmowy.

Najczęstsze pytania

Co warto przeczytać obok